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コロナで広がる新しい働き方

コロナで広がる新しい働き方

新型コロナウイルスのまん延に伴い、“ニューノーマル”な行動様式が求められている。企業活動においても、全員がオフィスに出社して仕事をするのではなく、リモートワーク・テレワークといったワーキングスタイルが浸透しつつある。

テレワークは進んでいる…?

こうした背景から、企業同士の契約についてもオンラインや電子署名による「電子契約」を利用する企業が出てきた。これを後押しするように、政府や各省庁も“脱ハンコ”を想定した各種ガイドラインを公開するなど、電子署名が普及する下地が作られている。

しかし国際的には署名、サインを用いるのが一般的だが、日本では「実印」という制度もあり、ハンコが重要視されている。

インフォマートは7月29日、「総務の業務課題」に関する調査結果を発表した。調査は5月7日~14日、総務業務を担当する会社員343名を対象にインターネットで行われた。

総務担当者にテレワークを実施しているか聞いたところ、66.5%が「テレワークはしていない」と回答した。出社理由は、契約書などの押印のための「ハンコ出社」が41.9%、書類の郵送のための「郵送出社」が40.7%という結果になった。「電話出社」は23.3%、「FAX出社」は18.6%だった。

ハンコレスへの動きはあるものの、いざ実装されるまでには時間が必要というのが現状なのだろうか。数字で見てみてもやはりハンコや郵送によって、結局出社せざるを得ない状況があるようだ。

ニューノーマルにおける新しい働き方

そんな中、日立製作所は、2021年4月からの在宅勤務活用を標準とするニューノーマルにおける新たな働き方の実現に向け、ハンコレスなどの業務改革やオフィス改革などを実施している。2021年度中のハンコレス化を目指している。

従来、出社要因の一つとなっていた押印業務の削減に向け、2021年度中に社内の押印業務を全面的に廃止。業務プロセスの見直しと併せて、インターネットを活用したフローシステムへ移行する。社外向けの押印業務は、電子申請化にむけて関係者との調整を推進。日立グループで提供している電子署名サービスを営業や調達業務などにおいて2020年10月より使用開始している。

またそれだけではない。押印業務の削減に加えて、社内のペーパーレス化を推進。日立グループとしての国内における年間紙使用量を7億枚(2019年度、A4換算)から2020年度は約70%(約5億枚)削減し、環境負荷の低減を目指した。

環境の変化にいち早く対応する姿勢を見習いたい。今後求められてくる、従業員の健康を守りながらどこでも仕事できる環境づくり。その一助になる電子契約によって実現するペーパーレス化で大幅コスト削減もできるかも。

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